Von manueller Ansprache zu planbarem Lead-Flow: Wie aiFind Outbound skalierbar gemacht hat

Background

Die Dr. Glinz COVIS GmbH entwickelt mit aiFind eine Software für Personalberatungen, die Recruiting-Prozesse automatisiert und den Zugang zu passenden Kandidaten und Entscheidern vereinfacht.

The Challenge

aiFind nutzte bereits LinkedIn und E-Mail zur Ansprache, jedoch war der gesamte Prozess stark manuell geprägt. Mit steigender Anzahl an Kontakten nahm der Aufwand für individuelle Nachrichten deutlich zu, wodurch die Geschwindigkeit sank und die Ansprache inkonsistent wurde. Gleichzeitig bestand die Unsicherheit, ob Outbound in dieser Zielgruppe überhaupt zuverlässig funktioniert, da frühere Ansätze nicht die gewünschten Ergebnisse gebracht hatten. Es fehlte somit ein klarer, skalierbarer Prozess, um relevante Unternehmen gezielt zu erreichen und daraus strukturierte Vertriebsaktivitäten aufzubauen.

1. 1Mit wachsender Anzahl an Kontakten wurde die Personalisierung immer aufwendiger
2. 2Inkonsistente Ansprache durch fehlende Struktur
3. 3Gespräche gingen verloren, weil Follow-ups nicht konsequent umgesetzt wurden
4. 4Outbound wirkte unzuverlässig und schwer skalierbar

The Solution

Für aiFind wurde ein strukturierter Outbound-Prozess aufgebaut, der gezielte Ansprache mit klaren Abläufen verbindet. Jeder Entscheider erhielt eine individuell formulierte Ansprache, die auf konkreten Datenpunkten basiert und automatisiert im Hintergrund gesteuert wurde. Zusätzlich wurden KI-gestützte Follow-ups eingesetzt, um Kontakte konsequent weiterzuentwickeln. Ein Labeling-System identifizierte interessierte Kontakte automatisch, während ein Inbox-Manager diese täglich prüfte und priorisierte, sodass keine Gespräche oder Opportunities verloren gingen.

1. Step 1

   Klare Definition und kontinuierliches Prüfung der Zielgruppe

2. Step 2

   Individuell formulierte Ansprache auf Basis konkreter Datenpunkte, automatisiert im Hintergrund gesteuert

3. Step 3

   Strukturierter Multi-Channel-Ansatz über LinkedIn und E-Mail

4. Step 4

   KI-gestützte Follow-ups mit automatischem Labeling von interessierten Kontakten

5. Step 5

   Inbox-Management zur täglichen Prüfung und Priorisierung von Gesprächen

The Results

12 neue Hot Leads In Weniger Als 30 Tagen

Bereits innerhalb der ersten 30 Tage konnten durch die gezielte Ansprache über 200 neue Kontakte aufgebaut und daraus 12 qualifizierte Leads generiert werden. Im weiteren Verlauf entwickelte sich daraus ein konstanter Strom an Gesprächen und neuen Kontakten, aus denen erste Kunden entstanden. Der Prozess zeigte damit, dass Outbound nicht nur skalierbar, sondern auch zuverlässig planbar umgesetzt werden kann, wenn die Ansprache strukturiert und relevant erfolgt.

• 12 qualifizierte Leads innerhalb der ersten 30 Tage
• 67 qualifizierte Leads im Pilotzeitraum generiert
• Erste Neukunden bereits nach wenigen Monaten gewonnen
• Über 1.500 relevante Entscheiderkontakte als Basis für weitere Gespräche und Pipeline